Procesul de aprovizionare cu cadre – baza unei afaceri de succes

Performanțele angajaților sunt esențiale pentru performanța totală a unei organizații. Organizația nu funcționează bine fără cadre competente și motivate. De aceea, succesul unei companii sau sucesul unei mici afaceri depinde în mod direct de cât de bine își gestionează aceasta strategia de resurse umane.

Managementul cadrelor devine din ce în ce mai important. Trebuie să asigure funcționarea eficientă și efectivă a personalului, elementele de bază fiind: cadrele, afacerile, timpul și resursele financiare (banii). Pentru sistemul de resurse umane se pot defini mai multe obiective diferite.

Obiectivele de bază ale sistemului de cadre sunt:

• Armonizarea structurii și cunoștințelor cadrelor cu nevoile proceselor de lucru / afacerilor  din cadrul rețelei de procese / afacerilor unei companii
• Dezvoltarea cunoștințelor, posibilităților și abilităților cadrelor
• Îmbunătățirea factorilor umani și fizici ai mediului de lucru
• Îmbunătățirea modului de examinare a muncii
• Îmbunătățirea sistemului de motivare
• Reducerea fluctuației cadrelor
• Creșterea calității și creșterea productivității muncii
• Creșterea nivelului de informare a cadrelor la un nivel superior
• Monitorizarea și analizarea dezvoltării afacerilor care se execută la locul de muncă al unei companii
• Crearea și menținerea unui program optim de aprovizionare și selectare a cadrelor

De obicei, realizarea unui obiectiv implică realizarea mai multor alte obiective. De exemplu, pentru ca o companie să-și crească calitatea și productivitatea, trebuie să-și îmbunătățească sistemul de motivare, să sporească nivelul de cunoștințe și pregătire al cadrelor, să reducă fluctuația și absența cadrelor de la serviciu. Majorarea calităţii şi productivităţii are adesea drept consecinţă, pe lângă majorarea profitului companiei, şi majorarea salariilor medii ale cadrelor.

Pentru ca o companie să realizeze unul dintre cele mai importante obiective de bază: armonizarea structurii și cunoștințelor cadrelor cu nevoile proceselor de lucru / afacerilor din cadrul rețelei de procese / afacerilor unei companii, trebuie să dispună de:

• Un sistem dezvoltat de monitorizare și analizare a dezvoltării serviciilor care se efectuează la locurile de muncă
• Un sistem stabilit şi bine organizat pentru educarea / instruirea permanentă a cadrelor
• Un proces stabilit şi bine organizat de aprovizionare cu cadre

Procesul de aprovizionare cu cadre se numără printre procesele cheie şi este responsabilitatea managementului.

Aprovizionarea cu cadre

Pentru ca o companie să desfășoare cu succes procesul de aprovizionare cu cadre, trebuie să formeze și să mențină un program de aprovizionare agresiv, prudent și sistematic. Un asemenea program economisește timp și bani. Fără un astfel de program, costurile, ca urmare a luării unor decizii greșite legate de aprovizionarea cu cadre, pot fi considerabile (costuri: instruire suplimentară, concedii medicale, executarea slabă a serviciilor, pierderea imaginii...).

Un bun program de aprovizionare cu cadre include, de obicei, următoarele etape:

• stabilirea (exactă şi reală) a specificațiilor postului
• găsirea efectivă a unui candidat
• evaluarea candidatului
• evaluarea finală a candidatului

1. Stabilirea specificațiilor locului de muncă pentru recrutarea personalului 

Fiecare companie trebuie să-şi planifice cadrele. Planificarea cadrelor se împarte conform perioadei de timp (planuri pe termen scurt, mediu și lung) și conținutului de bază (nevoi, structură, angajare, scurgere / acumulare, avansare, educație / instruire, surplus de angajați...). Planificarea nevoii de cadre pe termen lung depinde în mare măsură de: obiectivele strategice ale companiei, modificările care apar în evoluția organizaţională şi tehnologică şi modificările din mediu. Nevoia de cadre pe termen scurt se stabilește în funcție de volumul, structura și complexitatea activităților pe care le implică unele obiective, care trebuie realizate în perioada de timp propusă. În planul de cadre pe termen scurt se prezintă priorităţile de angajare a unor anumite cadre, conform politicii de funcționare a companiei şi criteriilor stabilite (realizarea unor noi programe, noi servicii / produse, îmbunătățirea afacerilor, cucerirea unor noi piețe, implementarea unor noi cunoștințe / tehnologii...) și se dă o dinamică a creării unui plan de afaceri.

Monitorizarea şi analizarea dezvoltării serviciilor (afacerilor)

Serviciile care se desfășoară la locurile de muncă într-o companie se pot identifica şi clasifica în funcție de ceea ce se cere:

• efort fizic
• abilităţi fizice
• inteligenţă
• capacități mentale
• nivel de cunoștințe / instruire pentru executarea anumitor sarcini și activități
• responsabilități
• condițiile de lucru și mediul fizic

Factorii menționați permit managerilor să monitorizeze și să analizeze dezvoltarea serviciilor desfășurate la locurile de muncă pentru care sunt responsabili. Această analiză a dezvoltării serviciilor permite: clasificarea și evaluarea serviciilor, stabilirea necesităţii de educare / formare suplimentară a cadrelor deja existente, stabilirea necesităţii de angajare a unor noi cadre, repartizarea cadrelor, planificarea și monitorizarea dezvoltării cadrelor.

Cerere de completare a postului

Managerul care și-a exprimat nevoia de a completa un anumit post trebuie, pe baza monitorizării și analizării dezvoltării serviciilor, să-și facă o imagine completă asupra cererilor pentru locul de muncă, precum și asupra competențelor și responsabilităților pe care le implică acel loc de muncă. Informaţiile despre locul de muncă se obțin tocmai prin descrierea şi stabilirea specificaţiilor acestuia. Managerul face cererile pentru completarea postului de muncă şi le trimite departamentului respectiv autorizând astfel începerea procesului de angajare. Aceste cereri conțin, în mod obișnuit, informații despre locul de muncă, prezentate în descriere și specificație. Este important ca managerul departamentului care a trimis cererea să colaboreze cu departamentul de resurse umane.

De obicei, se formează un grup de specialiști din departamentul de resurse umane care participă la primele trei faze ale procesului de aprovizionare cu cadre. Acest grup elimină candidații necalificați și recomandă unul sau mai mulţi candidați calificați managerului departamentului care a trimis cererea de angajare. Acest manager ia decizia finală privind angajarea. Adesea, în companiile mai mici departamentul de resurse umane este slab dezvoltat, așa că managerul departamentului în care se angajează candidatul trebuie să gestioneze întregul proces de aprovizionare cu cadre.

Descrierea locului de muncă

Descrierea locului de muncă prezintă activitățile pe care angajatul trebuie să le efectueze la locul de muncă respectiv. Conține următoarele informații:

• denumirea locului de muncă
• activităţile şi sarcinile care trebuie efectuate
• nivelul complexităţii şi responsabilităţii
• mediul fizic şi condiţiile de lucru
• echipamentul care se utilizează la locul de muncă
• relaţia cu alte locuri de muncă
• supravegherea şi controlul locului de muncă
• modul de comunicare şi informare
• instrucţiunile de lucru
• decizii şi iniţiative independente
• condiţiile de angajare

Specificaţiile locului de muncă

Specificațiile locului de muncă descriu calificările specifice pe care un candidat trebuie să le deţină pentru a putea efectua cu succes activitatea respectivă. Specificaţia postului de muncă include:

• nivelul de educaţie
• abilităţile speciale
• capacitățile fizice
• caracteristicile personale de bază
• gradul de experienţă anterioară
• gradul de inteligenţă

Specificațiile locului de muncă trebuie să fie reale. Aceasta înseamnă că managerul responsabil trebuie să identifice cerințele importante pentru locul de muncă și pe baza lor să stabilească calificările importante (esenţiale) ale candidaților.

2.  Aprovizionarea cu candidaţi

Obiectivul aprovizionării cu candidaţi este atragerea unui număr mare de candidați, suficient de calificați pentru a concura pentru un anumit loc de muncă în cadrul companiei. Realizarea acestui obiectiv depinde de sursele selectate ale candidaţiilor. Există diverse surse de cadre care pot fi utilizate în procesul de aprovizionare cu candidaţi. Sursele posibile sunt:

• sistemul de educaţie formal
• publicitatea în ziare
• recomandări şi referinţe
• agenţii de angajare
• bursa locală a cadrelor
• camera sau asociaţii profesionale
• banca de cadre
• publicitatea în reviste de specialitate
• oferte directe (în mod electronic sau clasic) prin poştă
• publicitatea internă

Această listă nu este completă. În funcție de tipul de cadre necesar, unele surse au prioritate față de celelalte.

3. Evaluarea candidaţilor

În cazul în care compania a atras un anumit număr de candidați promițători pentru locul de muncă, următoarea fază constă în selectarea candidaților necalificați. Este foarte important ca fiecare candidat să fie tratat în același mod - just, imparțial.

Etapa de evaluare a candidaţilor este formată din trei mari paşi:

• selectarea inițială a candidaților
• verificarea referințelor candidaților
• interviul final

Selectarea iniţială a candidaţilor

Selectarea inițială a candidaților se face cel mai bine prin mini interviuri selective. În esență, prin interviurile selective se ating două obiective: se stabilește dacă candidații îndeplinesc specificațiile locului de muncă şi se elimină candidații necalificați. Acest interviu nu trebuie să dureze mai mult de câteva minute.

Efectuarea interviului selectiv

Selectarea inițială a candidaților se face prin aplicarea uneia sau mai multor dintre următoarele metode:

Selectarea vizuală. Uneori, simpla prezență a candidatului creează o impresie inițială, pozitivă sau negativă. Chiar mai important decât interviul de selectare inițială, este aspectul exterior al candidaților care pot fi eliminați dacă acesta nu e acceptabil. Persoana care intervievează trebuie să aibă o atitudine deschisă și să prezinte interes pentru candidat. Niciodată, candidatului nu trebuie să i se spună în timpul interviului de selectare că nu s-a calificat. Dacă e posibil, interviul trebuie terminat pe un ton neoficial. Multe locuri de muncă au specificații care sunt absolut critice. În cazul în care candidatul nu îndeplinește aceste specificații, trebuie exclus imediat din examinare. Un interviu de selectare poate indica foarte repede dacă candidatul este calificat. Acest tip de interviu de selectare poate fi realizat punând candidatului întrebări cheie sau knock-out. Aceste întrebări au legătură directă cu abilitățile și caracteristicile necesare pentru desfășurarea cu succes a activităților de la locul de muncă.

Controlul chestionarului. Specialistul din departamentul de resurse umane care spune „Iată chestionarul nostru, vă rog să îl completați” înainte de interviul de selectare inițială, greșeşte. Examinatorul trebuie să demonstreze că interviul cu candidatul e mai important decât completarea unei bucăți de hârtie. Chestionarul poate fi întotdeauna completat mai târziu. Pe de altă parte, pentru anumite posturi, este de dorit ca toți candidaţii să completeze chestionarul înainte de a începe interviul de selectare inițială. Analizarea acestor chestionare poate indica volumul şi conţinutul necesar al interviului de selectare inițială. De asemenea, examinatorul nu trebuie să permită ca CV-ul să înlocuiască chestionarul. Biografia profesională a candidatului transmite examinatorului doar ceea ce dorește candidatul să se știe.

O scurtă descriere a postului. O altă modalitate de a identifica candidații necalificați este prin scurta prezentare a activităților de la acel loc de muncă. Candidații pot fi complet neinformaţi cu privire la specificațiile postului pentru care au aplicat. De exemplu, unele posturi necesită muncă regulată în schimburi sau un program de lucru neregulat (flexibil). Acceptarea acestui lucru reprezintă o condiție prealabilă de angajare.

După ce i se face o scurtă descriere a aspectelor cheie în timpul unui interviu de selectare, candidatul poate ajunge la concluzia că condițiile de angajare descrise sunt inacceptabile și poate renunța să mai concureze pentru postul respectiv.

Teste de abilităţi şi capacități. Aceste teste sunt mijloace obiective pentru a stabili dacă candidatul deține capacitățile şi abilităţi de bază necesare pentru efectuarea activităţilor prevăzute la locul de muncă. Atunci când se ia decizia de a utiliza aceste teste, managerul departamentului în care se află postul pentru care au concurat candidaţii, trebuie să selecteze testele corespunzătoare.

Când selectează testele, managerul trebuie să ia în considerare următoarele directive: testele trebuie să fie adecvate, sigure, previzibile (în raport cu succesul la lucru).

Adecvare. Un test adecvat măsoară acele abilități și capacități care au importanță critică pentru succes. Criteriile de calificare care includ aceste teste se pot diferenţia foarte mult în funcție de tipul de muncă. Această diferență înseamnă că nu putem utiliza aceleași teste pentru locuri de muncă diferite.

Siguranţă. Managerul departamentului în cadrul căruia se desfășoară activitatea, trebuie să fie sigur că testele țintesc acele abilități și capacități necesare pentru desfăşurarea muncii.

Previzibilitate. Previzibilitatea înseamnă că testele sunt concepute astfel încât să anticipeze succesul candidatului testat pe o perioadă mai lungă și pentru o gamă mai largă de activități la locul de muncă.

Aici trebuie să menționăm în mod special testele de inteligenţă. Aceste teste măsoară capacitatea de a învăța. Ele se utilizează pentru a stabili dacă candidatul îndeplinește cerințele minime pentru a executa activitățile cerute de locul de muncă. Neîndeplinirea cerințelor minime stabilite în aceste teste, exclude automat candidatul de la următoarea etapă a examinării.

Unele locuri de muncă (de exemplu, în medicina de urgență) necesită utilizarea testelor pentru verificarea capacităților fizice ale candidaților. Candidatul trebuie să îndeplinească anumite performanțe fizice. În cazul în care candidatul nu trece testul fizic, va fi exclus din examinare.

Recomandare. O greșeală frecvent întâlnită în aplicarea testelor este că se selectează primele teste disponibile. Testele selectate în acest mod (de exemplu: testele de inteligență, testele psihologice) pot duce pe o cale greşită şi la alegerea candidatului nepotrivit. Se pot obţine rezultate mai bune dacă alegeți și aplicați teste special concepute pentru anumite locuri de muncă, pentru o anumită companie sau un sector industrial / economic.

Verificarea referinţelor candidaţilor

După ce un candidat a parcurs cu succes primele etape: selectarea inițială și testarea capacităților, se trece la verificarea recomandărilor candidatului. Acestea oferă informații suplimentare privind calificările candidaților.

În anumite cazuri, este necesar să se verifice recomandările candidaților în companiile unde au fost angajaţi anterior și în actuala companie. Acest lucru se efectuează într-unul din următoarele trei moduri: prin contact personal, prin poștă (clasică și electronică) și prin telefon.

Cea mai simplă modalitate este verificarea recomandărilor candidaților prin telefon și e-mail.

În majoritatea cazurilor, evaluările obținute în acest mod nu trebuie să aibă o influență decisivă asupra selecției candidaților.

Interviul final

Poate că cea mai importantă etapă a procesului de aprovizionare cu cadre este interviul final. Doar candidații care trec de interviul inițial de selectare și de verificare a recomandărilor participă la această etapă. Acest interviu reprezintă ultimul pas în evaluarea candidaților. Pentru a asigura succesul acestui interviu, managerul departamentului în care va lucra candidatul, trebuie să respecte următoarele condiții.

Pregătiri pentru interviu. Managerul trebuie să se uite peste descrierea postului, specificațiile postului și toate informațiile pe care le deține despre candidat. În timpul pregătirii pentru întâlnire, managerul stabilește domeniile posibile despre care va discuta cu candidații.

De regulă, acest interviu trebuie să se desfășoare în companie, pentru ca şi candidatul să-și facă o impresie despre aceasta. Doar în cazul în care este vorba despre posturi importante, atunci când anumiți candidați nu doresc să fie văzuți de alți angajați, interviul va avea loc în afara companiei.

Managerul trebuie să acorde suficient timp pentru interviu. În acest sens, trebuie să se asigure ca în timpul interviului să nu fie deranjaţi şi întrerupţi inutil. Cu toate acestea, uneori se recomandă planificarea unor întreruperi ale interviului, deoarece ajută la obținerea unor informații suplimentare despre caracteristicile personale ale candidatului.

Prezentarea, salutul şi o scurtă discuție. Pentru a stabili o relație bună cu candidatul, se recomandă ca managerul să înceapă interviul prin a se prezenta și a-i ura bun venit candidatului. După aceasta, o convorbire mai scurtă va ajuta candidatul să se relaxeze.

Obţinerea informaţiilor importante. Cea mai importantă parte a interviului este obținerea informaţiilor corespunzătoare legate de locul de muncă. Candidatului i se pun întrebări de bază despre: experiența de lucru, educația și caracteristicile personale necesare pentru efectuarea cu succes a activităților la locul de muncă.

Date privind compania şi locul de muncă. După ce managerul a primit informațiile necesare de la candidat, îl informează detaliat despre companie și locul de muncă pentru care concurează. Angajarea este o stradă cu două sensuri. Compania trebuie să fie convinsă că candidatul este pe deplin calificat pentru poziția vacantă, iar candidatul trebuie să fie convins că postul oferit îi va satisface obiectivele, ambiția și îi va oferi o carieră. Doar dacă acest lucru este îndeplinit, ambii parteneri vor fi satisfăcuți.

Răspunsurile la întrebările candidaţilor. Managerul trebuie să răspundă deschis la toate întrebările candidatului, deoarece astfel va evita în mare măsură posibilele neînţelegeri dacă îl va angaja.

Încheierea interviului. Când toate întrebările ambelor părți sunt epuizate, managerul încheie interviul. Mulțumește candidatului pentru că a venit și pentru timpul dedicat interviului și îl informează când va fi luată decizia de angajare și modul în care candidatul va fi informat despre decizia respectivă

4. Evaluarea finală a candidatului

Toate datele importante despre candidații au fost colectate până la această etapă. Analizând cu atenție și procesând aceste date, există o mare probabilitate ca managerul să poată lua o decizie finală obiectivă și corectă.

Evaluarea candidatului

Pentru a lua o decizie, trebuie să existe o imagine a candidatului ideal. La aceasta poate să contribuie semnificativ o metrică de evaluare de nivel mai înalt. Prin această metrică, trebuie să treacă toți candidații care au participat la etapa finală a procesului de aprovizionare cu cadre.

Cel mai înalt nivel de metrică de evaluare a candidaților poate fi alcătuit din următorii factori de calitate: corectitudine, siguranţă, eficiență, utilitate, facilităţi de întreținere, flexibilitate, facilităţi de testare.

Următorul nivel al metricii este trecerea de la factorii de calitate la criteriile de calitate orientate în raport cu caracteristicile candidaților. Criteriile de calitate posibile sunt: rezistența la greşeli, consecvența, simplitatea, complexitatea, modularitatea, facilităţile de măsurare, operabilitatea, comunicativitatea, eficiența execuției, eficiența memoriei, posibilitatea de instruire.

Cel de-al treilea nivel, cel mai scăzut al metricii de evaluare a candidatului, este metrica care cuantifică factorii de calitate. Pentru fiecare factor de calitate se face o listă cu întrebări pe baza cărora se stabilește calitatea caracteristicilor candidaților.

Decizia finală

Atunci când un anumit candidat este selectat, compania îl informează despre acest lucru și îi oferă locul de muncă. În acest sens, managerul departamentului în care va lucra candidatul organizează o altă întâlnire cu candidatul selectat. Cu această ocazie, semnează cu candidatul un contract de muncă definit în prealabil, în care se specifică obligațiile reciproce. În cazul în care candidatul nu acceptă termenii contractului, se apelează la următorul candidat care s-a clasat în urma acestuia.

Pentru ca în companie să se implementeze cu succes procesul cheie de aprovizionare cu cadre, e nevoie de un program de aprovizionare cu cadre agresiv, prudent și sistematic. Procesul de aprovizionare cu cadre trebuie să respecte toate etapele menționate. Procesul în sine și conținutul anumitor etape depind într-o anumită măsură de tipul companiei, de poziția ei pe piață și de mediul în care se află compania. Trebuie menţionat în mod special faptul că monitorizarea și analizarea dezvoltării locurilor de muncă reprezintă o bază importantă pentru realizarea cu succes a procesului de aprovizionare cu cadre.

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Stresul la locul de muncă - 6 surse de stres	Evaluarea performanţelor - o condiţie a calităţii
Lansarea unui nou proiect şi munca la un proiect	Administrative Assistant Cover Letter