Cele mai mari probleme de comunicare

Comunicarea este o abilitate cheie care ne modelează relațiile interpersonale, influențează succesul în mediul de afaceri și permite schimbul de idei și informații în viața de zi cu zi. Cu toate acestea, deși comunicarea este o parte indispensabilă a experienței noastre zilnice, adesea ne confruntăm cu probleme care pot împiedica serios eficacitatea și înțelegerea comunicării. Iată șapte probleme comune de comunicare:

1. Capacitate limitată a destinatarului informațiilor

Se întâmplă adesea ca mesajul nostru să fie bine formulat și informativ, dar dacă persoana căreia i se adresează nu-l poate accepta sau înțelege, comunicarea a eșuat. Aici, abilitățile de ascultare atentă și empatie sunt esențiale. Ascultarea activă și adresarea întrebărilor pentru a înțelege mai bine interlocutorul poate rezolva această problemă.
Primul lucru de luat în considerare este diferența de cunoștințe, experiență și cunoștințe ale subiectului dintre comunicator și destinatarul mesajului. Dacă persoana care transmite mesajul presupune că interlocutorul are aceleași cunoștințe ca ea, pot apărea probleme. De exemplu, într-un context profesional, o persoană cu cunoștințe profesionale extinse poate folosi termeni și abrevieri specifici care sunt necunoscute unei persoane care nu are cunoștințe în domeniul respectiv. Această presupunere poate duce la neînțelegeri și lipsă de înțelegere.

De asemenea, este important să se ia în considerare contextul emoțional și mental al receptorului mesajului. Persoana căreia i se trimite mesaj poate fi stresată, îngrijorată sau sensibilă emoțional în acel moment. Acest lucru poate face dificilă primirea informațiilor sau chiar poate duce la interpretări greșite, deoarece factorii emoționali pot afecta capacitatea de concentrare și procesare a informațiilor.

2.Distragerea atenției atunci când primiți informații

Factori precum zgomotul, oboseala sau tulburările fizice pot interfera semnificativ cu recepția informațiilor.
Este important să creăm un mediu care să susțină o comunicare eficientă și să evităm să comunicăm atunci când suntem obosiți sau distrași.

• Factori externi de distragere a atenției
  
  Când vorbim despre factori externi, ne referim adesea la circumstanțele și condițiile în care are loc comunicarea. Mediul zgomotos, temperatura ridicată a aerului, prezența multor persoane sau alte influențe externe pot distrage semnificativ atenția destinatarului mesajului.
  De exemplu, încercarea de a vorbi într-un loc zgomotos poate face interlocutorii să fie nevoiți să ridice vocea sau să repete informații, ceea ce poate duce la stres de comunicare și frustrare.
  
  
• Factori interni de distragere a atenției
  
  Factorii interni sunt cei care decurg din starea și abilitățile destinatarului mesajului. Aici intră factori precum oboseala, somnolența, efectele alcoolului și chiar starea emoțională. De exemplu, o persoană care este obosită sau stresată poate avea o concentrare redusă și poate fi mai greu să proceseze informațiile care îi sunt trimise.
  
  
• Lipsa verificării înțelegerii
  
  Una dintre strategiile cheie pentru a depăși această problemă este să puneți în mod activ întrebări și să verificați înțelegerea interlocutorului. Comunicatorii presupun adesea că mesajul lor este clar, dar nu este întotdeauna cazul. Puneți întrebări precum „Mă înțelegeți?” sau „Ați dori să clarific acest concept?", care ne pot ajuta să ne asigurăm că mesajul este înțeles clar.
  
  
• Lipsa de context
  
  Ambiguitățile pot apărea și dacă mesajul nu este suficient contextualizat. Comunicarea ar trebui să ia în considerare contextul și circumstanțele pentru a se asigura că receptorii înțeleg exact ce încearcă să transmită mesajul. Acest lucru este deosebit de important în comunicarea scrisă, unde lipsa de indicii nonverbale și incapacitatea de a auzi tonul vocii persoanei care ne vorbește pot contribui și mai mult la neînțelegeri.

3.Declarații vag formulate

Înțelegerea problemelor legate de setările vag formulate în comunicare este cheia pentru evitarea neînțelegerilor și îmbunătățirea eficienței comunicării. Această problemă apare adesea atunci când comunicatorii folosesc cuvinte și expresii care nu sunt suficient de clare sau precis definite și presupun că interlocutorul va înțelege automat ceea ce se înțelege. Iată o privire mai atentă la acest punct:

• Utilizarea termenelor și jargoanelor specifice
  
  Unul dintre cele mai obișnuite modalități de a provoca neînțelegeri este utilizarea unor termeni sau jargoane specifice care nu sunt cunoscute în mod obișnuit. În anumite domenii de expertiză sunt folosiți adesea termenii tehnici, care nu sunt de obicei înțeleși de cei din afara domeniului. În astfel de cazuri, comunicatorul ar trebui să fie atent și să ofere o explicație clară sau să folosească înlocuitori pentru termenii specifici pentru a asigura înțelegerea.
  
  
• Presupunerea definițiilor cunoscute
  
  O altă problemă asociată afirmațiilor vagi este presupunerea că toată lumea înțelege și interpretează anumite concepte în același mod. De exemplu, cuvinte precum succes sau fericire pot avea semnificații diferite pentru diferiți oameni. Pentru a evita neînțelegerile, este important să definiți cu precizie termenii cheie sau, dacă este necesar, să clarificați modul în care folosiți anumiți termeni într-un context dat.

4. Diferite moduri de a percepe și de a gândi

Diferențele în modurile de a percepe și de a gândi reprezintă o provocare semnificativă în comunicare, deoarece indivizii interpretează adesea aceeași informație în moduri diferite. Înțelegerea acestui punct ne ajută să fim conștienți de modul în care diferențele de perspectivă pot afecta comunicarea și cum să comunicăm mai bine în astfel de situații. Iată o privire mai atentă:

• Diferite valori și credințe
  

  Oamenii au adesea seturi diferite de valori și credințe care le modelează viziunea asupra lumii. De exemplu, o persoană poate pune accent pe conștientizarea mediului, în timp ce o altă persoană poate pune un accent mai mare pe aspectele economice. Diferențele de valori și credințe pot duce la neînțelegeri și conflicte, mai ales dacă aceste diferențe nu sunt recunoscute și luate în considerare în comunicare.

• Percepția ca filtru al informației
  
  Percepția joacă un rol-cheie în modul în care fiecare persoană interpretează informațiile. Fiecare dintre noi are propriile părtiniri, atitudini și reacții emoționale care pot afecta modul în care vedem și înțelegem lumea din jurul nostru. Acest „filtru” poate face adesea diferiți oameni să interpreteze aceeași informație în moduri diferite.
  

5.Influența mecanismelor inconștiente și parțial conștiente

Acest punct explorează straturile mai profunde de comunicare care pot fi imperceptibile la prima vedere, dar ne afectează semnificativ capacitatea de a înțelege și de a fi înțeleși. Acest punct include părtiniri inconștiente, modele comportamentale și modele de gândire care pot crea dificultăți de comunicare.

• Prejudecăți inconștiente și stereotipuri
  
  Fiecare persoană are prejudecăți inconștiente sau stereotipuri care au fost interiorizate în timpul vieții. Aceasta se poate referi la prejudecăți împotriva anumitor grupuri de oameni pe baza rasei, sexului, vârstei sau altor caracteristici. Aceste tipare inconștiente pot influența acțiunile noastre și interpretarea mesajelor altora. De exemplu, părtinirea inconștientă ne poate determina să ignorăm sau să minimizăm opiniile sau experiențele altor oameni.
  
  
• Modele de comportament din trecut
  
  Evenimentele și experiențele de-a lungul existenței personale ne modelează reacțiile și modul de comunicare. De exemplu, o persoană care a avut o experiență negativă într-un loc de muncă anterior poate fi mai înclinată să fie suspicioasă sau rezistentă la noii colegi sau figuri de autoritate. Aceste modele de comportament, care decurg adesea din reacții emoționale inconștiente, pot crea dificultăți de comunicare și pot face dificilă construirea încrederii.
  
• Rezistență la schimbări și idei noi
  
  Rezistența inconștientă la schimbare sau idei noi poate fi un factor semnificativ în comunicare. Oamenii rămân adesea atașați de convingerile și modurile lor actuale de gândire și pot respinge sau ignora noi informații sau perspective. Această rezistență poate duce la conflicte și stagnare în comunicare.
  
• Reacții emoționale care afectează percepția
  
  Reacțiile emoționale, cum ar fi frica, furia sau anxietatea, pot afecta semnificativ modul în care interpretăm mesajele altora. De exemplu, o persoană care este tensionată emoțional poate fi prea grăbită și poate interpreta greșit cuvintele sau intențiile cuiva. Filtrul emoțional poate duce adesea la neînțelegeri și conflicte în comunicare.

6.Prezentarea confuză și inadecvată a anunțului

Ea indică provocările de comunicare adesea prezente atunci când comunicatorii nu reușesc să-și transmită mesajele în mod eficient din cauza lipsei de claritate, a argumentării inadecvate sau a expresiilor imprecise. Această problemă poate duce la neînțelegeri și frustrare în comunicare.

• Lipsa de claritate în exprimare
  
  Claritatea este o componentă cheie a unei comunicări de succes. Dacă comunicatorul nu reușește să-și exprime gândurile și ideile în mod clar și precis, mesajul poate fi incomplet sau înțeles greșit. Această problemă poate proveni din lipsa de structurare a informațiilor sau din utilizarea unor propoziții neclare.
  
  
• Mesaje prost argumentate
  
  Calitatea argumentării joacă un rol-cheie în comunicare. Argumentarea inadecvată sau nesistematică poate determina interlocutorii să nu accepte mesajul sau chiar să îl înțeleagă greșit. Comunicatorii folosesc adesea argumente insuficient de convingătoare sau ignoră faptele relevante, ceea ce le slăbește pozițiile.
  
  
• Lipsa de structură și organizare
  
  Organizarea mesajului joacă un rol important în înțelegerea lui. Dacă comunicatorul nu oferă o structură clară sau o secvență logică a informațiilor, receptorii mesajului se pot pierde în fluxul de comunicare. Lipsa unei organizări clare poate duce la neînțelegerea sau acceptarea mesajului.

7.Lipsa comunicării bidirecționale

În situațiile în care se oferă o informație sau o interpretare unilaterală a unui eveniment și, în același timp, alte informații sau interpretări diferite care sunt, de asemenea, relevante pentru problemele în discuție, nu sunt oferite și nici nu este oferită posibilitatea de a căuta explicații și justificări, există grave neînțelegeri în comunicare.

Acest lucru se întâmplă adesea în situațiile în care există o comunicare centralizată sau autoritară, în care o parte (de exemplu, un lider sau o figură de autoritate) este poziționată ca singura sursă de informații, în timp ce altora nu li se permite să își exprime opiniile sau să pună întrebări.

Lipsa comunicării în ambele sensuri și a oportunităților de discuție și schimb de idei poate avea consecințe dăunătoare. Acest lucru poate duce la o lipsă de diversitate în perspective, o lipsă de gândire critică și poate crea o atmosferă în care teama de pedeapsă sau dezaprobare îi împiedică pe oameni să se exprime liber.

Comunicarea bidirecțională și schimbul deschis de informații conduc adesea la o mai bună înțelegere și la luarea de decizii mai adecvate. De asemenea, este important să promovăm o cultură în care diferite perspective sunt apreciate și respectate, ceea ce poate contribui la o mai bună comunicare și rezolvare a problemelor.
Pentru ca o comunicare să aibă succes și pentru a evita problemele de comunicare și diferitele neînțelegeri, trebuie respectate anumite reguli legate de semnificații:

• Funcția utilizării simbolurilor ar trebui să fie clară.
• Trebuie folosite simboluri cu semnificație precisă.
• Fiecare simbol ar trebui să-și păstreze semnificația în timpul comunicării.
• Termenii folosiți trebuie definiți cu precizie.
• La interpretarea expresiilor individuale și a părților de text, trebuie luat în considerare întregul text.
• Sensurile cuvintelor trebuie să rămână neschimbate.
• Semnele trebuie să aibă același sens
• Ar trebui căutat un acord în cazurile diferitelor sisteme de gândire.
• În comunicare, trebuie să fii cooperant și să te străduiești pentru o interpretare corectă a poziției interlocutorului; propria argumentare nu trebuie să se bazeze pe anumite formulări nereușite ale interlocutorului.

Orice problemă de comunicare poate face ca un mesaj să fie interpretat greșit. Prin urmare, este foarte important să se lucreze la îmbunătățirea tehnicii de comunicare și să se adopte unele reguli generale de comunicare pentru ca diferite probleme de comunicare să nu apară la locul de muncă și în viața de zi cu zi.

 

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Final Notice/Ultimatum	Cele 3 forme principale de comunicare în afaceri
Negative resignation	Plan de afaceri