Comunicarea prin telefon

Comunicarea prin telefon este foarte importantă în lumea rapidă de astăzi. Nicio activitate pe care vreţi să o întreprindeţi nu poate trece fără conversaţia telefonică.

Comunicarea prin telefon joacă un rol important în construirea relaţiilor eficiente. Majoritatea oamenilor creează o imagine mentală a unui om, bazată pe conversaţia telefonică.

Depinde de mulți factori dacă veţi face totul bine, dacă veţi obţine toate informaţiile necesare sau veţi lăsa impresia dorită prin telefon.

Ca şi în cazul conversaţiei faţă în faţă, primele câteva secunde ale acesteia sunt cruciale. În ele, o persoană colectează toate informaţiile posibile despre voi: sex, vârstă, voce, amabilitate, elocvenţă… De voi depinde dacă în primele câteva secunde veţi lăsa o impresie bună în funcţie de postul pe care îl ocupaţi.

Pentru ca o conversaţie să fie clară, trebuie să alegeţi cuvintele cu mare atenţie. Comunicarea prin telefon este facilitată prin utilizarea cuvintelor şi a propoziţiilor simple. Trebuie să evitaţi jargonul profesional pe care interlocutorii voştri nu îl pot înţelege cu uşurinţă.

Cele cinci lucruri importante de care trebuie să ţineţi cont în comunicarea prin telefon sunt

Vocea voastră

Un număr mare de studii au arătat că ascultătorii îşi creează opinia bazându-se pe voce. Vocea trebuie să vă fie curată şi calmă. Pierderea încrederii în sine se poate reflecta în vocea dvs. Încercați să evitaţi acest lucru. Trebuie să fiţi siguri în timp ce vorbiţi la telefon. Nu efectuaţi apeluri telefonice atunci când sunteţi supăraţi.

Viteza cu care răspundeţi la telefon

Nimănui nu-i place să aştepte mult. Regula pe care ar trebui să o respectaţi este că trebuie să răspundeți la telefon înainte ca acesta să sune a treia oară.

Subiectul conversaţiei

Înaintea unui apel telefonic, se recomandă să vă faceţi o schiţă a conversaţiei pe hârtie. Acest lucru va da conversaţiei telefonice o anumită ordine şi nu veţi uita cele mai importante puncte. De asemenea, este important să nu treceţi de la un subiect la altul în timpul conversaţiei.

Modul de prezentare al mesajului

Modul în care prezentaţi un mesaj prin telefon este foarte important pentru direcţionarea comunicării. Vor exista situaţii în care va trebui să transmiteţi un mesaj neplăcut. Nimănui nu-i plac ştirile neplăcute. Ele pot jigni cumpărătorul sau clientul. În astfel de situaţii, utilizaţi cuvinte prin care îi veţi sugera ascultătorului să înţeleagă ştirea neplăcută. Încercaţi întotdeauna să comunicaţi indirect un astfel de mesaj.

Ascultarea activă

Este foarte important să nu întrerupeţi interlocutorul în mijlocul unei conversaţii. Luaţi notiţe în timpul conversaţiei. Încercaţi să convingeţi interlocutorul că îl ascultaţi atent.

 

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Marketing Memo	Gestionarea timpului
Compliment to Employee for Work	6 mituri despre comunicare