Effective Writing Techniques

Poate că lumea din jurul nostru a devenit digitală, dar literele nu și-au pierdut semnificația. Redactarea scrisorilor este importantă și astăzi, în ciuda posibilității de a le trimite prin computer. Înainte de scrisori, oamenii foloseau diverse obiecte cu care comunicau (prin stivuirea scoicilor, pietre, folosind focul, fumul etc.). Se crede că prima scrisoare a fost scrisă de regina persană Athos în jurul anului 500 î.Hr. Oamenii scriau pe scoarțele copacilor, frunze, tăblițe de lut etc. Osul, metalul, lemnul ascuțit, penele au fost câteva dintre instrumentele de scris, înainte de apariția creioanelor. Când a început să fie folosită hârtia de in și bumbac, oamenii au venit cu diferite moduri de a furniza informații în zonele îndepărtate.

Mesagerii, călăreții și chiar porumbeii au avut rolul de a livra scrisori. De la prima scrisoare până la primul e-mail au trecut peste 2.000 de ani. Primul e-mail a fost trimis de Ray Tomlinson în 1971 către el însuși, pe computerul de lângă el, folosind un program de e-mail pe sistemul ARPANET. O jumătate de secol mai târziu, aproximativ 2,8 milioane de e-mailuri sunt trimise în fiecare secundă, iar 86% dintre profesioniști susțin că e-mailul este modul lor preferat de comunicare. Scopul comunicării scrise este de a atrage atenția și de a indica, într-un mod clar, punctul de comunicare. Comunicarea în scris ajută cealaltă parte să vă înțeleagă perspectiva asupra unui subiect.

Descrierea și scopul cursului Tehnici eficiente de scriere

Cursul „Tehnici eficiente de scriere” constă dintr-un modul care include patru unități didactice: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri, Reguli de comunicare scrisă, Proiectarea documentelor de afaceri și Structura scrisului în afaceri. Prima lecție va evidenția importanța comunicării în afacerile de zi cu zi. Schimbările constante care au loc în jurul nostru modifică modul în care lucrăm și facem afaceri, impunând, în același timp, stăpânirea și îmbunătățirea abilităților noastre de comunicare.

În a doua lecție vor fi punctate regulile mesajelor scrise, aspectul, conținutul și elementele importante ale unei scrisori de afaceri. Se va explica din ce este alcătuit un mesaj scris de succes, cum să scrieți inteligibil și să vă asigurați că sunt primite răspunsuri. De asemenea, sunt prezentate cele mai frecvente greșeli și sfaturi pentru redactarea unei scrisori de afaceri. În următoarea lecție vor fi evidențiate toate aspectele importante ale conceperii unei scrisori de afaceri. Fiecare corespondență trebuie să fie concisă și clară, corectă, dar și politicoasă.

Este structurat în câteva paragrafe: primul ar trebui să conțină informațiile principale, urmate de o explicație completă și explicarea datelor de mai sus, iar ultimul paragraf ar trebui să indice clar așteptările noastre. Iar la final, în a patra lecție, vor fi prezentate cele mai importante elemente, pe care ar trebui să le conțină fiecare scrisoare de afaceri. Se vor indica structura și conținutul scrisorii de motivație și intenție. Deși secolul 21 reprezintă era comunicării electronice, scrisoarea clasică de afaceri nu și-a pierdut complet semnificația.

Scrisoarea de afaceri și e-mailul ar trebui să se completeze reciproc, deoarece punctele slabe ale uneia sunt, de obicei, avantajele celeilalte. La curs, vă veți îmbunătăți abilitățile de comunicare scrisă în afaceri și veți învăța cum să vă exprimați clar opinia prin cuvântul scris. Vă veți familiariza cu conținutul, tehnicile, formele și cele mai importante reguli ale comunicării scrise în afaceri. Veți descoperi ce înseamnă persuasivitatea cuvântului scris, precum și importanța abilității de comunicare scrisă pentru progresul în afaceri. Vor fi prezentate numeroase sfaturi, dar și cele mai frecvente greșeli la care ar trebui să fiți atenți și, astfel, să stăpâniți cu succes corespondența de afaceri.

Scopul cursului este îmbunătățirea culturii exprimării scrise, adoptarea de modele scrise și reguli de comunicare pentru a facilita și mai eficient îndeplinirea sarcinilor profesionale. Deoarece comunicarea scrisă este utilizată în mod constant în afacerile de zi cu zi, scopul cursului este de a învăța cursanții această abilitate și de a-i face, astfel, mai competitivi pe piața muncii

Cursul vă va răspunde la următoarele întrebări:

Ce tipuri de comunicare există în lumea afacerilor?

Există câteva tipuri de comunicare în lumea afacerilor 

• Primul tip de comunicare este primirea și oferirea de instrucțiuni, care implică delegarea eficientă a sarcinilor de la o persoană la alta. Cele mai mari probleme în afaceri apar tocmai din cauza greșelilor făcute în acest domeniu.
• Un alt tip de comunicare este împărtășirea informațiilor și discutarea lor, care include pregătirea oamenilor pentru sarcini specifice. Comunicarea insuficientă în acest segment determină executarea necorespunzătoare a sarcinilor sau neexecutarea acestora.
• Al treilea tip de comunicare este oferirea feedbackului, mai exact corectarea persoanelor care sunt obligate să depună un raport pentru a dobândi cunoștințe și instrumente, prin care își vor face treaba mai bine. Abilitatea de a oferi un feedback bun este o disciplină cheie în afaceri.
• Al patrulea tip de comunicare se ocupă de rezolvarea problemelor și de luarea deciziilor privind organizarea de întâlniri și discuții. Această formă de comunicare este cea mai importantă formă de comunicare în afaceri.

Ce forme de scriere există?

Există patru forme de scriere.

• Forma bloc – Scrierea în forma bloc înseamnă, în primul rând, că paragrafele încep în același plan, iar între acestea se face un spațiu. De asemenea, datele destinatarului și ale altor părți ale scrisorii sunt aliniate cu conținutul de bază al scrisorii.
• Forma zimțată – Spre deosebire de cea anterioară, în forma zimțată, paragrafele nu sunt separate printr-un spațiu, ci continuă chiar unul sub celălalt. Paragrafele diferă prin faptul că începutul fiecăruia este ușor indentat. Datele pot fi tipărite în mijlocul paginii, ca un titlu. Semnătura voastră, adică semnătura expeditorului, este plasată în partea dreaptă a paginii.
• Forma combinată – Scrisoarea din această formă este compusă în același mod ca în forma bloc, cu excepția faptului că datele destinatarului, precum și semnătura expeditorului, sunt plasate în partea dreaptă a paginii.
• Forma liberă – În general, nu este necesar să se respecte toate regulile formei scrisorii. Ordinea unor elemente se poate schimba puțin, atât timp cât nu deranjați claritatea separării paragrafelor, conținutul, transparența și acuratețea scrisorii, adică atât timp cât toate elementele necesare sunt numerotate și atât timp cât este evident cine îi scrie cui, care este scopul principal al scrisorii, când a fost redactată și dacă este însoțită de documente suplimentare.

Ce este o scrisoare de intenție?

O scrisoare de intenție sau Cover Letter este, după cum sugerează și numele, un document de însoțire care este trimis împreună cu o biografie de afaceri și care inițiază corespondența dintre expeditor și destinatar. Ar trebui să urmeze întotdeauna CV-ul, atunci când este trimis ca cerere de angajare. Deși, uneori, nu se precizează în mod explicit că este necesară trimiterea unei scrisori de intenție, aceasta este parte componentă a biografiei și vorbește despre profesionalismul și seriozitatea celui care candidează pentru un anumit job.

Ca mijloc inițial de comunicare, scrisoarea de intenție lasă prima impresie despre candidat și direcționează atenția cititorului către candidat și calificările acestuia. Pe de altă parte, o scrisoare de intenție redactată prost lasă o impresie proastă și creează o atitudine negativă a potențialului angajator față de candidat. O scrisoare de intenție poate fi calitatea voastră suplimentară, pe care o puteți folosi sau nu. Aceasta este șansa de a vă prezenta în plus într-un mod bun, ca o persoană care știe să-și articuleze și să-și prezinte calitățile și să respecte nevoile angajatorului.

Care sunt elementele scrisorii?

Adresant – expeditorul scrisorii

Detaliile expeditorului sunt întotdeauna scrise primele. Acestea pot fi deja introduse în antet, ca memorandumul companiei, sau pot fi dactilografiate (numele expeditorului, adresa și locul, telefon, fax, e-mail, adresa web sau alte date importante). Antetul trebuie să conțină informații despre expeditor: denumirea companiei, activitatea, strada, numărul, locul, numărul de telefon și de fax, numărul de cont bancar, marca comercială. Antetul este scris în partea de sus a scrisorii de afaceri, de obicei la mijloc, astfel încât să fie vizibil.

Adresant – destinatarul scrisorii (persoană, organizație, companie etc.)

Sub datele expeditorului sunt indicate întotdeauna datele destinatarului: numele organizației și eventual numele persoanei căreia i-a fost trimisă scrisoarea, adresa și locul.

Locul și data scrierii 

Locul și data scrierii trebuie să fie indicate în scrisoarea de afaceri. De obicei, sunt scrise în colțul din dreapta sus, dar pot fi plasate și în stânga jos. Data este importantă, deoarece stabilește când a apărut obligația de afaceri.

Indicativele de apel (marcajele) au funcția de sortare mai ușoară a corespondenței. Acestea pot fi inițialele persoanei sau departamentului companiei căreia i-a fost adresată scrisoarea.

Condiționarea destinatarului 

Dacă îi scrieți unei anumite persoane, începeți scrisoarea cu Stimate domnule XY sau Stimate doamnă XY. Dacă nu știți numele persoanei căreia îi scrieți, puneți doar Stimate/ă. Iar dacă cunoașteți persoana căreia vă adresați și aveți o relație mai strânsă, modul de adresare poate fi mai informal, Stimate domnule XY sau Dragă Sorina etc.

Corpul scrisorii și salutul 

În primul paragraf, indicați pe scurt și clar motivul scrisorii voastre, iar în restul scrisorii, furnizați informații relevante cu privire la subiectul acesteia.

Conținutul scrisorii 

Partea principală a scrisorii, care oferă informații despre afaceri. De asemenea, are forma obișnuită:

• începutul sau deschiderea scrisorii, 
• introducerea în mesaj (scurt și rațional), referire la corespondența anterioară, legătura de afaceri, conversație telefonică, publicitate etc.,
• mesaj – nucleul scrisorii care explică motivul adresării. 

Partea finală a scrisorii:

Completarea mesajului, cu un optimism accentuat și o dorință de colaborare ulterioară, de obicei, în ultimul paragraf se prezintă așteptările pentru acțiuni ulterioare cu privire la subiectul scrisorii.

Semnătura expeditorului

Este o parte componentă a scrisorii, care oferă acesteia sensul unui document oficial. Scrisoarea de afaceri este semnată de o persoană autorizată care reprezintă compania (director sau proprietar). Semnătura este formată din denumirea societății, semnătura personală și numele și prenumele dactilografiate ale persoanei împuternicite cu titlul. Dacă scrisoarea de afaceri este semnată de două persoane, atunci persoana de rang superior este semnată în partea dreaptă, iar persoana de rang inferior în partea stângă.

Nu uitați să semnați la sfârșitul scrisorii și, împreună cu semnătura, introduceți numele complet și, dacă este necesar, funcția sau titlul.

Planul și programa cursului

Modulul 1 – Tehnici eficiente de scriere 

• Conceptul și semnificația comunicării în afaceri 
• Regulile comunicării scrise / Formarea documentelor de afaceri 
• Structura scrisorilor de afaceri