Managementul proiectelor

Managementul proiectelor sună ca un concept care a apărut în societatea modernă, dar este vorba, de fapt, despre un proces la fel de vechi ca civilizația umană. În orice perioadă a umanității a fost nevoie să fie rezolvate diferite sarcini în mod eficient. Și este un aspect actual și în prezent, în special în afacerile moderne. 

Managementul proiectelor constă în inițializarea, planificarea, implementarea, controlarea și finalizarea unei activități cu scopul de a atinge un obiectiv stabilit. Proiectele la care lucrăm pot avea scopuri diferite, dar pornesc de la aceeași bază. Practic, este vorba de fiecare caz unde trebuie realizată o idee. 

Managementul proiectului depinde în mare măsură de specificitățile cazului respectiv, de condițiile de muncă și abilitățile de leadership ale managerului. Este clar că într-un sistem de muncă complex fiecare trebuie să aibă rolul său, dar trebuie să existe un sistem clar de responsabilitate. 

Când fiecare își cunoaște responsabilitățile, munca se va desfășura mai ușor, iar greșelile vor fi recunoscute și corectate mai ușor. De aceea, este important ca în fruntea echipei să fie un manager capabil care știe să găsească o soluție pentru fiecare problemă. De la el se așteaptă să ia întotdeauna cea mai bună decizie în funcție de toate specificitățile proiectului la care lucrează. 

Bazele managementului de proiecte 

Pentru ca un proiect să fie realizat cu succes, trebuie să cunoaștem bazele muncii. Aici ne referim în primul rând la fazele procesului care necesită anumite costuri, resurse și timp. Cu alte cuvinte, pentru a munci cu succes trebuie să definim obligațiile din cadrul echipei, să achiziționăm echipamentul necesar și să definim bugetul pentru implementare. 

Proiectele se pot deosebi din mai multe aspecte, dar toate au un început și un sfârșit. Așadar, activitățile efectuate pentru îndeplinirea obiectivului sunt temporare. Ele durează până când planul stabilit este îndeplinit. 

Motivul pentru care fiecare proiect este diferit sunt condițiile specifice în care se desfășoară fiecare activitate. Este aproape imposibil ca volumul de muncă, condițiile de muncă, finanțele și alți factori să fie întotdeauna aceeași. Totuși, există niște parametri de bază pe care trebuie să-i îndeplinească fiecare proiect:

• definirea planului de muncă;
• organizarea realizării planului;
• controlarea realizării planului;
• corectarea potențialelor erori. 

Deși aceste puncte sunt comune tuturor cazurilor, aplicarea lor se deosebește semnificativ de la o activitate la alta. Nu este același lucru să organizezi o conferință de afaceri și să fii expert în vânzările pe internet. Deși poate unele caracteristici se suprapun, fiecare activitate are un alt mod de abordare a rezolvării problemelor. 

Chiar și în cazurile în care proiectele sunt din același domeniu, există de regulă numeroase lipsuri care împiedică rescrierea simplă a condițiilor de muncă. Diferențele sunt de obicei legate de finanțare, definirea obiectivului, complexitatea activității, numărul de persoane care lucrează la proiect, condițiile în care se lucrează, orele de lucru...

Astfel, niciun proiect nou nu este la fel, uneori diferențele sunt minime, iar alteori semnificative. Dacă ne uităm la ce face un manager de PR, vom vedea că uneori trebuie să acordăm mai multă atenție creării site-ului, iar altă dată este mai important să ne concentrăm pe media clasică. 

Fazele lucrului la proiect 

Având în vedere că fiecare proiect este un caz unic, acesta are nevoie de o abordare specială. Totuși, există faze ale procesului de muncă care sunt întotdeauna aceleași, dar care se rezolvă în funcție de specificitățile cazului:

• Scop – chiar de la bun început se stabilesc obiectivele proiectului și modalitățile de rezolvare. Fiecare pas următor se ocupă de realizarea acestui plan. 
• Termene – pentru că durata proiectului este limitată, trebuie definite termene limită pentru realizare. Pentru fiecare fază de lucru se definește timpul necesar pentru finalizarea sa. De termenele limită depinde orarul complet, finanțele, angajarea forței de muncă etc. 
• Resurse – există diferite resurse folosite în timpul lucrului la proiect. Acestea pot fi financiare, tehnice, umane etc. În funcție de volumul de muncă, se stabilește cantitatea necesară. Succesul muncii necesită o bună estimare a nevoilor ca să nu se ajungă la încetinirea sau chiar oprirea procesului. 
• Definirea responsabilităților – în funcție de obiectivele și termenele limită definite, planificăm sarcinile care trebuie îndeplinite în termenele date. Ca să facem asta, trebuie să împărțim angajații în echipe și să stabilim team leaderi. De asemenea, fiecare angajat trebuie să știe clar ce responsabilități i s-au atribuit. După executarea corectă a acestei faze, fiecare membru al echipei va lucra pe cât de eficient posibil.
• Sistemele informaționale și de control – colectarea datelor despre realizarea sarcinilor și evaluarea calității muncii efectuate. Pe baza rapoartelor colectate se creează o imagine clară a progresului muncii la proiect, ceea ce ajută la luarea deciziilor în perioada următoare. 
• Finalizarea proiectului – după finalizarea cu succes a tuturor obiectivelor stabilite, proiectul este considerat încheiat. 

Având în vedere că gestionarea proiectelor este un proces dinamic, deseori au loc schimbări ale planului inițial. Un manager de proiect bun va fi pregătit întotdeauna pentru fiecare provocare și va lua decizia potrivită. 

Managementul proiectelor în afacerile moderne 

Afacerile moderne au adus multe îmbunătățiri ale managementului proiectelor. Multe procese au fost automatizate, ceea ce a redus semnificativ timpul de lucru, dar și erorile umane. Un beneficiu suplimentar este oferit de diferitele software-uri care ușurează controlarea procesului de muncă. Astfel, proiectele sunt terminate mai repede și mai eficient. 

Manageri cu viziune asupra afacerilor moderne se străduiesc să implementeze cât mai multe element moderne în procesul muncii. Deși acest lucru pare o urmare logică a evenimentelor, uneori cel mai mare adversar este chiar factorul uman. Adică, la unele obiceiuri se renunță greu, pentru mulți nu are logică să schimbe o modalitate de muncă care „a funcționat dintotdeauna”. Adevărul este că modul de muncă trebuie îmbunătățit pe parcurs, chiar dacă totul este în regulă. 

Managerii care înțeleg la timp importanța perfecționării suplimentare a angajaților, investiția în tehnologii noi și introducerea noilor soluții conceptuale vor fi întotdeauna cu un pas înaintea concurenței. Motivul pentru care nu toată lumea încearcă să-și modifice practica stă adesea în neînțelegerea noilor tendințe în managementul calității. În acest sens, se pot lua foarte ușor decizii greșite care pot fi foarte costisitoare pentru companie. 

De aceea, pentru afacere este important ca în fruntea unui proiect să fie întotdeauna un manager experimentat care înțelege importanța progresului. Cele mai mari companii globale au ajuns pe pozițiile lor în primul rând introducând noi reguli în planificarea și implementarea proiectelor. 

Programe de management al proiectelor 

Pentru un control mai eficient al procesului, avem dispoziție numeroase programe. Acestea diferă în funcție de scop, așadar unele sunt focusate pe un anumit domeniu, iar altele au un scop general. Deși deseori se deosebesc semnificativ, au și câteva caracteristici comune:

• abilitatea de a scrie rapoarte;
• delegarea sarcinilor;
• ușurarea comunicării în echipă;
• posibilitatea de partajare a materialelor între angajați;
• integrarea opțiunilor aplicabile la anumite proiecte. 

Folosirea unui program pentru organizarea activității permite o aplicare mai ușoară a deciziilor de afaceri. Pentru aceasta, trebuie ales un software în funcție de nevoile proiectului. Unele dintre cele mai populare programe pentru organizarea activității sunt: Trello, Basecamp, Microsoft Project, Wrike etc. 

Managerii capabili sunt esențiali pentru succesul de afaceri 

Deși tehnologia a devenit indispensabilă, în continuare abilitățile managerului și ale angajaților sunt cele mai importante verigi în proces. Restul sunt instrumente care ajuta la eficientizarea activităților, dar factorul uman este în continuare esențial. 

De aceea, este în continuare important ca managerii să știe să conducă și să gestioneze cu succes o organizație. Pe lângă asta, este important să vă înțelegeți subordonații, capacitatea lor de a lucra sub presiune, precum și autoritatea în domeniul proiectului. Din cauza tuturor celor menționate, dezvoltarea unui manager de calitate este un imperativ pentru orice companie serioasă.